Построение системы бюджетного управления и экономического анализа
В России в настоящее время на предприятиях малого и среднего бизнеса экономические подразделения либо отсутствуют, либо работают с низкой эффективностью.
Наш опыт показывает, что менеджмент компаний в 85% случаев высказывает следующее мнение о работе собственных экономических подразделений:
- предоставляемая экономическими подразделениями информация не помогает при принятии решений и не раскрывает вопросы, необходимые менеджменту;
- экономические подразделения живут в отдельном мире трудночитаемых отчетов, переполненными информацией;
- экономические подразделения не создают добавочную стоимость;
- информацию, которая помогает принимать управленческие решения, приходится добывать самому;
- деньги, потраченные на автоматизацию учета, потрачены впустую, а проведенные проекты автоматизации не меняют ситуацию.
Такое мнение, к сожалению, справедливо отражает качество работы экономических подразделений предприятия. Сложившаяся ситуация связана с тем, что мы находимся в конце переходного периода от плановой экономики к конкурентной, и прикладные профессиональные подходы в нашей стране только формируются, а качество экономического образования пока низкое. Поэтому многие компании не могут найти на рынке профессиональных экономистов, которые могли бы построить простую, дешевую систему бюджетного управления и экономического анализа, которая давала бы управленцам необходимую и достаточную информацию.
Простая, понятная и дешевая система бюджетного управления в нашем понимании выполняет следующие функции:
- система содержит критерии ценообразования по доходным договорам;
- система содержит информацию о заключаемых расходных договорах и определяет требования по их условиям (оптимальные требования по стоимости услуг подрядчиков и стоимости труда, мониторинг цен по закупаемым материалам), обеспечивает контроль выполнения этих условий;
- система собирает информацию и формирует простой отчет по прибыли от реализуемых проектов;
- система собирает информацию и формирует простой отчет по денежным потокам по проектам, прогнозирует движение денежных средств и позволяет планировать привлечение финансирования и выплату дивидендов;
- система контролирует эффективность использования имеющихся ресурсов, собирает и предоставляет менеджменту следующую информацию:
− по использованию имущества: есть ли на предприятии здания, которые сейчас не используются для производства, и которые должны быть проданы или законсервированы; все ли машины и механизмы исправны и используются в производстве, или некоторые должны быть списаны или проданы;
− по производительности труда: насколько оптимальна численность подразделений и соответствует запланированным работам;
− по использованию приобретенных ресурсов и запасов: какие, где и как хранятся, когда они будут использованы, что нужно покупать сейчас;
− по использованию денежных средств: какие используются источники финансирования и на каких условиях; как используются имеющиеся остатки денежных средств;
- система прогнозирует и обеспечивает оптимизацию налогообложения.
Для чего необходимо построение системы бюджетного управления и экономического анализа?
Построение такой системы понадобится для:
- классификации сделок на этапе их заключения;
- формирования единой базы данных;
- разработки минимального количества простых и понятных итоговых отчетов.
Построение такой системы не требует:
- инвестиций на автоматизированные системы. Потому что для крупного, среднего и малого бизнеса система учета целесообразно организовать на имеющейся 1С, а систему аналитической отчетности в MS Excel. Внедряя легкую автоматизацию, основанную на MS Excel, мы устраняем большое число негативных моментов, присутствующих при внедрении автоматизированных систем: уменьшение сроков внедрения, легкий процесс внедрения, привычные для специалистов инструментов, положительная реакция рядовых специалистов на процесс внедрения, простота сопровождения инструмента;
- увеличения штата персонала экономического подразделения. Организация простой системы бюджетного управления позволит исключить подготовку ненужной информации и не приведет к увеличению трудоемкости;
Построение такой системы, скорее всего, невозможно силами только действующего персонала экономического подразделения по двум основным причинам:
- квалификация персонала экономического подразделения не соответствует поставленной задаче;
- коммуникация экономического подразделения и менеджмента нарушена.
Этапы по внедрению системы бюджетного управления и экономического анализа
Этап № 1. Проведение аудита впервые и аудит уже внедренных на вашем предприятии автоматизированных систем.
Реализация данного этапа позволит определить основные проблемы экономического анализа.
- Перечень задач, стоящих перед экономическим подразделением вашего предприятия именно сейчас в зависимости от задач, решаемых бизнесом.
- Выявить состояние процессов и наличие данных в управленческом учете, необходимых для решения этих задач.
- Определить квалификацию персонала и оптимальную численность экономического подразделения.
- Проанализировать потребности менеджмента в информации и разработка целевых простых и понятных форм отчетности (отчет по прибыли по проектам, отчет по движению денежных средств, набор критериев по ценообразованию по доходным договорам, набор критериев для анализа договоров подрядчиков и т. д.).
Этап № 2. Разработка и внедрение системы учета для оперативного формирования необходимой отчетности.
- Разработка единого классификатора бюджета, внедрение процесса кодирования сделок на этапе заключения договоров.
- Настройка процесса закрытия в 1С и разработка регламента по процессу.
- Разработка методики расчета планово-бюджетных показателей.
- Разработка методики анализа и представления данных по исполнению плановых показателей.
- Создание эффективной базы данных в excel и обучение сотрудников экономической службы работе с базой данных и формированию отчетности из единой базы данных.
Выполненные работы по внедрению систем бюджетного управления
Полнофункциональная система бюджетирования успешно внедрена нашими специалистами на ряде крупных предприятий различных отраслей: ОАО «Группа Е4», ОАО «Каустик», ОАО «Кирсановский сахарный завод «Кристалл», ОАО «ТГК-8», ОАО «Волгоградэнерго», ОАО «Астраханьэнерго», ОАО «Мостотрест», ОАО «Дальмостострой», ОАО «Энергомашиностроительный Альянс», ОАО «ВАТИ», ОАО «Завод ЖБИ-1», ОАО «НПО «Сатурн», ОАО «Ремонтно-эксплуатационная база флота».
По приглашению Borlas Info-Business-Consulting наши специалисты принимали участие в качестве ключевых методологов при разработке и внедрении системы бюджетирования на платформе Oracle Financial Analiser для ОАО «ОГК-3».